Kontynuuj W tej witrynie stosujemy pliki cookies. Standardowe ustawienia przeglądarki internetowej zezwalają na zapisywanie ich na urządzeniu końcowym Użytkownika. Kontynuowanie przeglądania serwisu bez zmiany ustawień traktujemy jako zgodę na użycie plików cookies. Więcej w "Polityce Cookies".
» Wydawanie odpisów

 

Wydawanie odpisów aktu stanu cywilnego

Jednostka prowadząca

Urząd Stanu Cywilnegow Kleszczewie

Wymagane dokumenty

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego. W tutejszym urzędzie możliwe jest także złożenie wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego dotyczącego zdarzenia zarejestrowanego w innym urzędzie na terenie kraju.

Urząd Stanu Cywilnego w Kleszczewie rejestrował zdarzenia, które miały miejsce na terenie gminy Kleszczewo oraz

- w latach 1901-1935 dla miejscowości Trzek, Wydzierżawice gmina Kostrzyn,

- w latach 1874-1935, dla miejscowości: Bieganowo, Januszewo, Pławce, Staniszewo, Turek, Zmysłowo  gmina Środa  Wielkopolska

- w latach 1955-1959 dla miejscowości: Bieganowo, Turek, Zmysłowo, gmina Środa Wielkopolska.

 

Księgi sprzed 100 lat zostały przekazane do Archiwum Państwowego w Poznaniu.

Obecnie tutejszy urząd przechowuje akty urodzenia, małżeństwa i zgonu z lat 1914-2015, jednakże odpisy aktów wydawane są z ksiąg stanu cywilnego z następujących lat: urodzenia 1915-2015, małżeństwa i zgonu 1935-2015. Możliwe jest wydanie odpisu aktu małżeństwa z ksiąg stanu cywilnego z lat 1915-1935, pod warunkiem, że nie został sporządzony akt zgonu osoby, której dokumenty te dotyczą lub nie zarejestrowano informacji o jej zgonie.

Inne formy udostępniania informacji z ksiąg stanu cywilnego patrz sprawy:

  • Udostępnienie aktu stanu cywilnego celem wykonania fotokopii oraz skorowidzów alfabetycznych aktów zgonu celem przeglądania osobom uprawnionym do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego.  
  • Udostępnianie aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych aktów stanu cywilnego i alfabetycznych skorowidzów aktów stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Do otrzymania odpisów aktów stanu cywilnego uprawnieni są:

  • osoba, której akt dotyczy,
  • wstępni, zstępni, rodzeństwo, małżonek, przedstawiciel ustawowy, opiekun,
  • sąd i prokurator,
  • organy administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań,
  • inne osoby, które wykażą w tym interes prawny,
  • organizacje społeczne, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny,
  • osoba uprawniona do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego może działać przez pełnomocnika, który zobowiązany jest złożyć do akt sprawy oryginał lub urzędowo poświadczoną kopię pełnomocnictwa.

Uzyskanie każdego z zamawianych dokumentów wymaga złożenia odrębnego wniosku.

  • pisemny wniosek winien zawierać: dane wnioskodawcy  tj. imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz ewentualnie numer telefonu kontaktowego, adres e-mail, imię i nazwisko osoby, której dotyczy akt (w przypadku zamawiania odpisu aktu urodzenia - nazwisko rodowe), datę zdarzenia, które akt potwierdza oraz miejsce zdarzenia (nazwę miejscowości, z ewentualnym wskazaniem gminy czy województwa), nr PESEL, adres zameldowania, nr i serię dowodu osobistego, jeśli są wnioskodawcy znane. W odniesieniu do aktów odtworzonych i dokumentów wpisanych do polskich ksiąg stanu cywilnego - datę i miejsce odtworzenia lub wpisu. We wniosku należy również wskazać cel wydania dokumentu, jeśli dokument ma być zwolniony z opłaty skarbowej, dokumenty podlegają bowiem opłacie skarbowej. Ustawa o opłacie skarbowej przewiduje jednak szereg zwolnień i wyłączeń z tej opłaty ze względu na rodzaje spraw, w których dokumenty mają zostać wykorzystane. Wniosek należy podpisać.
  • osoba składająca wniosek winna wylegitymować się  dokumentem tożsamości tj. dowodem osobistym lub paszportem.

Miejsce złożenia dokumentów

Urząd Stanu Cywilnego, ul. Poznańska 4, 63-005 Kleszczewo, parter pokój 2, tel. 61 8176020

Urząd Stanu Cywilnego pracuje:

- w poniedziałki w godzinach 8:00- 16:00,

- od wtorku do piątku w godzinach 7:00-15.00.

Opłaty

1.  Opłaty:

  • odpis skrócony - 22 zł
  • wielojęzyczny odpis skrócony - 22 zł
  • odpis zupełny - 33 zł
  • pełnomocnictwo - 17 zł, chyba że istnieje podstawa do zwolnienia dokumentu z opłaty skarbowej tj. jeśli pełnomocnictwa udzielono małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu.

Opłatę wnosi się dopiero po złożeniu wniosku.

Opłatę należy uiszczać na rachunek Urzędu Gminy w Kleszczewie   BS Kórnik  

Konto nr 25 9076 0008 2001 0015 1106 0001 lub w kasie urzędu.

Wnioski przesyłane spoza granic RP. Przy wpłacie w obcej walucie należy uwzględnić również jej kurs, bowiem polski bank skupuje dewizy po kursie tabelarycznym danego dnia. Powstanie niedopłaty spowoduje wydłużenie załatwienia sprawy.

Opłatę za wydanie dokumentów z ksiąg przechowywanych w innych urzędach stanu cywilnego należy uiszczać na konto właściwego w sprawie wydania dokumentu urzędu.

Urząd Stanu Cywilnego w każdym przypadku nieuiszczenia należnej opłaty skarbowej przekazuje informację organowi podatkowemu, co skutkuje dochodzeniem tej należności w postępowaniu egzekucyjnym.

Termin i sposób załatwienia

1. Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego z ksiąg przechowywanych w tutejszym urzędzie następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie do 7 dni od daty złożenia wniosku.

2. Jeżeli wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego został złożony do kierownika urzędu stanu cywilnego, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wniosek przekazywany jest do właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego w terminie 1 dnia roboczego od dnia złożenia wniosku. Kierownik, któremu przekazano wniosek, sporządza odpis w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. 

 W sytuacji, gdy podanie nie spełnia wymogów określonych w przepisach prawa, przeprowadzane jest postępowanie wyjaśniające. Odpis aktu stanu cywilnego przesyłany jest po jego pozytywnym zakończeniu.

Podstawa prawna

  • Art. 44 i 45 oraz 130 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 roku, poz. 1741 ze  zmianami),
  • Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. z 2014 r., Poz. 1628 ze zmianami),
  • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zmianami),
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 187, poz. 1330),
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego  (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375),
  • Konwencja Nr 16 sporządzona w Wiedniu dnia 08 września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 roku Nr 166 poz. 1735).
  • Ustawa z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U z 2014r. poz. 1114)

 

Załączniki:

1.Pełnomocnictwo – POBIERZ

2.Wniosek o odpis aktu urodzenia – POBIERZ

3.Wniosek o odpis aktu małżeństwa – POBIERZ

4.Wniosek o odpis aktu zgonu – POBIERZ